Inrichting per klant
Onderstaand een overzicht van de inrichtingsmogelijkheden voor u als bedrijfskleding of PBM leverancier:
- Klanten
- Onbeperkt aantal Klanten
- Met onderscheid in adressering voor
- Logistieke afhandeling (aflevering)
- Financiële afhandeling (facturatie)
- Rapportages per klant
- Vestigingen/ locaties
- Onbeperkt aantal vestigingen/locaties
- Met eigen adressering voor
- Logistieke afhandeling (aflevering)
- Financiële afhandeling (facturatie)
- Rapportages per vestiging/locatie
- Afdelingen of kostenplaatsen
- Onbeperkt aantal afdelingen/kostenplaatsen
- Met eigen adressering voor
- Logistieke afhandeling (aflevering)
- Financiële afhandeling (facturatie)
- Rapportages per afdeling/kostenplaats
- Onbeperkt gebruik van kledingpakketten
- In te richten per functie en/of persoonlijk gericht
- Per functie een kledingpakket met producten samenstellen
- Medewerkers koppelen aan functie/kledingpakket
- Medewerkers koppelen aan meerdere functies/kledingpakketten
- Maat instellingen per medewerker
- Te bestellen maten per medewerker in te stellen
- Optionele instellingen maatafwijking
- Voorkeursmaat onthouden
- Bestelmogelijkheid 1 maat groter of kleiner naast voorkeursmaat
- Onbeperkt aantal medewerkers per vestiging en/of afdeling in te richten
- Managerrol bij medewerkers instellen voor vestiging(en) en afdeling(en)
- Mogelijkheden voor Managers instellen
- Rapportages bekijken
- Goedkeuring bij bestellingen van medewerkers
- Medewerkers beheren
Aanvullende instelmogelijkheden
We onderscheiden ons een compleetheid en flexibiliteit in aanvullende instelmogelijkheden. Onderstaand een overzicht van een aantal van deze aanvullende instelmogelijkheden:
- Bestel limieten instellen
- Minimaal bestel bedrag instellen voor medewerkers en managers
- Maximaal bestel bedrag instellen voor medewerkers en managers
- Onderscheid van diverse instellingen voor nog meer flexibiltieit
- Per klant
- Per vestiging/locatie
- Per afdeling/kostenplaats
- Diverse weergave opties die makkelijk in of uit te schakelen zijn
- Kortingen tonen
- Referentie nr. gebruik
- Opmerkingen aan bestelling toevoegen
- Actuele voorraad tonen
- Gebruik van algemene voorwaarden waarmee besteller akkoord dient te gaan
- Gebruik van kleding gebruik voorschriften waarmee besteller akkoord dient te gaan
- Verzendkosten in te stellen per:
- Bestelling van een medewerker
- Eventueel onderscheid in verzendkosten per vestiging/locatie
- Verzending naar medewerker adres (buitendienst medewerkers)
- Bestelperiodes instellen voor een limitering van bestelmogelijkheid in bepaalde periodes
Budget mogelijkheden
Is het gewenst om de bestelmogelijkheden te limiteren of wordt er gewerkt op basis van vaste kledingbudgetten, dan kan er op verschillende manieren een budget of bestellimitering worden ingesteld.
- Financieel budget t.b.v. instellen bestellimiet
- In valuata (vb. euro’s)
- In credits (punten)
- Startbudget (budget waarmee een besteller mag starten)
- Periodiek budget (budgetophoging per periode, maand, kwartaal, halfjaar, jaar)
- Start en periodiek budget kunnen ook gecombineerd worden
- Instellen welk budget na looptijd behouden mag worden bij start van de nieuwe periode
- Product budget t.b.v. aantal te bestellen producten (limitering van te bestellen producten in een tijdsperiode)
- Combinatie van financieel- en productbudget mogelijk
- Instelmogelijkheid om producten buiten budget te bestellen
- Alle budget mogelijkheden in te stellen per functiegroep en/of persoonlijk
Producten
Er kan gewerkt worden met een centraal product beheer.
Producten koppelen per klant met klant specifieke prijzen
- Per klant in te stellen kortingen voor productprijzen (absolute korting of korting in %)
Onbeperkt producten beheren
Samengestelde artikelen gebruiken (product met logo en/of borduring)
Product voorraad bijhouden en optioneel online tonen tijdens bestellen
Minimale voorraad waarde en melding instellen
Maat en/ of wasinstructies per product
Bestellingen
Er is een overzichtelijk besteloverzicht met een veelheid aan mogelijkheden om het bestelproces op een overzichtelijk manier te managen. Per klant kan er bepaald worden welke bestelmogelijkheden er gewenst zijn om te gebruiken.
- Diverse orderstatussen inzichtelijk voor zowel beheerder als manager en medewerkers (actieve communicatie tijdens het bestelproces voorkomt vragen en ontzorgd en ondersteund de beheerder)
- Backorder bestellingen plaatsen
- Deelleveringen mogelijkheid
- Retour aanmelden door medewerkers of managers
- Onderscheid retour proces per klant
- Onderscheid retouradressen
- Persoonlijke retourinstructie
- Ondersteunende documenten, orderbevestiging, pakbon, verzamellijst, sticker
- Uitgebreide filters voor het managen van bestellingen. Filtering kan op basis van:
- Periode (van – tot datum)
- Order status
- Klant
- Vestiging of locatie
- Afdeling of kostenplaats
- Functiegroep
- Bestellingen verwerken op basis van autorisatie (vb. goedkeuring door managers)
Lay-out
Het kleding management systeem kan gepersonaliseerd worden zowel voor uw eigen organisatie, maar ook voor medewerkers van uw klanten die het KMS gebruiken.
Management rapportages
Er kan gebruik gemaakt worden van een veelheid in management rapportages die helpen het inzicht te vergroten in het verbruik.
- Totaal verbruik organisatie, verbruik per periode
- Verbruik per klant, verbruik per periode van de klant
- Verbruik en bestellingen per vestiging en/of afdeling
- Verbruik en bestellingen per medewerker
- Verbruik en bestellingen per functiegroep
- Verbruik en bestellingen per product
- Budget mutatie overzicht en historie per medewerker inclusief actueel budget
- Actuele voorraad overzicht
- Voorraad mutatie overzicht per product
- Kleding in bezit per medewerker (actueel overzicht bijvoorbeeld handig bij uitdiensttreding van medewerkers)
- Gekoppelde producten per functie
- Gekoppelde producten per medewerker
- Mogelijkheid om op maat rapportages door ons te laten maken
Optionele modules of functionaliteiten
Naast het basis KMS gebruik kan er eventueel gekozen worden voor de inzet van aanvullende modules. Onderstaand een overzicht van een aantal van deze modules. Vraag uw contactpersoon naar de mogelijkheden en kosten.
- Facturatie
- Zie tevens koppelingen t.b.v. UBL (Peppol API)
- Online betaling
- Buiten budget online betaling
- Aanvullende productinformatie
- Verpakkingseenheid per product
- Geprognotiseerde levertijd
- CPV codes,
- Levensduur per product (met signalering en melding systeem)
- Minimum te bestellen aantal
- Pakketten samenstellen (t.b.v. bestellen van meerdere artikelen als één pakket met eigen pakketprijs)
- Mogelijkheid om pakketen buiten budget te laten bestellen.
- Onderscheid in soorten pakketen
- startpakket (dit gehele pakket dient eerst besteld te worden voor de andere artikelen besteld kunnen worden). Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om te zorgen dat elke medewerker met een minimale vaste set aan kleding vanwege veiligheid dient te starten
- regulier pakket (dit pakket kan op ieder moment als gehele pakket door dragers besteld worden)
- Klachten en vragen
- Medewerkers kunnen een klacht of een vraag indienen, gerelateerd aan een bestelling
- Beheerder kan de klachten en vragen op een overzichtelijke manier managen
- Track en Trace integratie, t.b.v. het proactief informeren over de verzendstatus van verstuurde producten
- Uitgebreid voorraad beheer systeem
- Order actie advies systeem
- Het KMS adviseert proactief over de te nemen stappen bij het afhandelen van bestellingen
- Leverancier
- Indien er zelf geen ERP systeem gebruikt wordt dan leent deze oplossing zich uitermate goed voor het uitzetten van bestellingen naar de verschillende leveranciers
- Ondersteuning onbeperkt aantal leveranciers
- Ondersteuning verwerken ontvangsten per leverancier
- Barcode scanning ondersteuning
- Deze oplossing werkt in combinatie met het vooraad beheer
- Scholen module
- Per school of opleiding(en) assortiment definieren
- Studenten of docenten kunnen zelf de betreffende kleding kiezen en bestellen
- Online afrekening mogelijk
- APP gebruik voor zowel Android als Apple
