Privacyverklaring

Door hieronder op de downloadknop te klikken, kun je de volledige privacyverklaring van Expedient B.V. (Kamer van Koophandel-nummer 71374302) downloaden. De privacyverklaring gaat over elke verwerking van persoonsgegevens van onze (potentiële) klanten en gebruikers van onze website, onze Kleding Management Systemen op forworkwear.nl en andere diensten, zoals onze apps voor Android en iOS (gezamenlijk ook: shop).

Download volledige privacyverklaring (.pdf)

Op deze pagina hebben we belangrijke informatie uit onze privacyverklaring voor je samengevat in de vorm van veel gestelde vragen met bijbehorende antwoorden. Zo vind je snel de informatie waar je naar op zoek bent. Wil je gedetailleerde informatie over de verwerking van jouw gegevens, dan kun je hierboven onze privacyverklaring als pdf downloaden en raadplegen.

Wanneer is onze privacyverklaring van toepassing?
Onze privacyverklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens van onze (potentiële) klanten en gebruikers van ons Kleding Management Systeem. Met persoonsgegevens bedoelen we informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Denk aan personeelsnummers, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, cookie ID’s en financiële data (zie onze privacyverklaring voor de volledige lijst). Hierna worden alle persoonsgegevens en andere gegevens gezamenlijk ook aangeduid als gegevens. We vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. We gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met je persoonsgegevens en zorgen ervoor dat elke verwerking van je gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Het is mogelijk dat wij onze privacyverklaring aanpassen wanneer nieuwe ontwikkelingen daar om vragen. Je kunt op deze pagina altijd de laatste versie downloaden om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Wie verwerkt je gegevens
Voor de verwerking van je gegevens is je Kleding Management Systeem aanbieder die ForWorkWear KMS gebruikt verantwoordelijk. Dat wil zeggen dat de aanbieder vaststelt hoe en welke gegevens van je worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang. Wij verwerken je gegevens niet zonder reden en alleen als we die nodig hebben voor een of meer specifieke doeleinden. We zullen je gegevens nooit aan derden verkopen. Daarnaast is je KMS aanbieder zelf verantwoordelijk hoe hij met de persoonlijke gegevens om gaat. 

Welke gegevens verwerken wij en waar gebruiken we ze voor?

Account aanmaken en beheren
Om een bestelling in het ForWorkWear Kleding Management Systeem te kunnen plaatsen moet je eerst een account hebben in het KMS. Dit account zal je werkgever voor je aanmaken in onze website. Daarna kun je inloggen op je account en je account beheren. Voor het aanmaken van een KMS account en het gebruik van je account verwerken we noodzakelijke gegevens van jou.

  • Aanmaken van je account
    De volgende gegevens kunnen worden verwerkt in het KMS:
    je voornaam, achternaam, e-mailadres, adres en wachtwoord.

  • Gebruik van je account
    Wanneer je je account actief gebruikt, kunnen we naast je persoonlijke gegevens ook andere gegevens opslaan. Dit is afhankelijk van hoe je ons KMS gebruikt. Denk aan:
  • Besteldata- Bestelnummers/ordernummers
  • Details van je bestellingen, zoals aantal bestellingen, bedragen, (type) artikelen, artikelnummers, aantal, kleur en prijs
  • Bezorgdata- en tijden- Bezorgkosten
  • E-mailadres voor e-mailvoorkeur
  • Je maatvoorkeuren Zie 6.2 van onze privacyverklaring voor alle gegevens die we verwerken.


App gebruik

Optioneel is er de mogelijkheid, mits beschikbaar gesteld binnen het KMS om gebruik te maken van de ForWorkWear APP. Is dit van toepassing dan kun je op twee manieren inloggen vanuit de FWW App. Voor reguliere inlog kan dit met je gebruikersnaam, wachtwoord en klantcode. Alternatief is het gebruik van een unieke persoonlijke QR code. Indien je voor deze optie kiest dan is de toegang te je camera vereist, om de QR code te kunnen scannen. ForWorkWear gebruikt de toegang tot de camera alleen hiervoor en verder op geen enkele andere wijze. 

Hoe beveiligen wij je gegevens?
Je privacy is belangrijk, dus nemen we de beveiliging van je gegevens heel serieus. We hebben verschillende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn en blijven. Bij de beveiliging van je gegevens houden we rekening met de eventuele verwerkingsrisico’s van je gegevens: bijvoorbeeld wanneer deze verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt. Hieronder zetten we een aantal van onze beveiligingsmaatregelen voor je op een rij.

  • We zorgen ervoor dat je account beveiligd is en dat niemand van buiten of binnen kan inloggen en zo bij je gegevens kan komen. Onder andere je wachtwoord wordt versleuteld bij ons opgeslagen.
  • We voorzien onze website en app regelmatig van automatische veiligheidsscans.
  • Communicatie via de website, e-mail of app vindt versleuteld en veilig plaats.
  • We houden continu in de gaten of er (stiekem) inbraakpogingen worden ondernomen. Wij repareren kwetsbaarheden en nemen maatregelen bij inbraak.
  • We gebruiken de laatste technologieën en software.
  • We hebben veel systemen die met elkaar communiceren. We zorgen ervoor dat we gegevens veilig en gecontroleerd van het ene naar het andere systeem sturen.
  • Wij beschermen onze systemen tegen malware, virussen, cryptoware en hacking software.
  • Alleen medewerkers van Expedient / ForWorkWear en de aanbieder van ons Kleding Management  die toegang tot je gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen, kunnen bij je gegevens.
  • We loggen pogingen tot inbraak en het gebruik van je gegevens door onze medewerkers, zodat we kunnen bijhouden wat er gebeurt.
  • Derde partijen die toegang nodig hebben tot je gegevens zijn verplicht om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen en hun medewerkers tot geheimhouding te verplichten.

Beveiligingsincident/datalek 
Wanneer er sprake is van een beveiligingsincident, denk aan diefstal van een laptop of een hack in onze systemen, reageren wij hier direct op. We onderzoeken of het om een beveiligingslek (zwakke plek in onze beveiliging) of een datalek (verlies of onrechtmatige verwerking van je gegevens) gaat. Wij zullen beveiligings- en datalekken zo snel mogelijk dichten. Bij een datalek schakelen we binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens in, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor je privacy. Gaat het om een datalek met een hoog risico voor je privacy (bijvoorbeeld als er veel of gevoelige gegevens zijn gelekt) dan zijn we verplicht het lek ook aan jou te melden. Heb jij een beveiligingsincident of datalek gevonden bij ForWorkWear, stuur dan meteen een mail naar info@forworkwear.nl of neem contact op met de klantenservice of onze functionaris voor gegevensbescherming.